Изменения для кадровиков за июнь 2018г.

 

 

Правительство объявило о постепенном переходе на электронные трудовые книжки

С 2020 года электронные трудовые книжки нужно будет передавать в ПФР в режиме онлайн. Возможность вести их в традиционном формате останется на случай, если кто-то из работников запросит бумажную версию документа.

Переходным будет 2019 год. За это время правительство планирует решить все правовые и организационные вопросы. О развитии событий читайте в наших материалах.

Основание: Информация Правительства РФ от 28.06.2018 (http://government.ru/news/33037/)

 

 

С 1 июля все плановые проверки ГИТ будет проводить с помощью чек-листов

Используйте проверочные листы для самоконтроля. Тогда у трудовых инспекторов не возникнет претензий при плановой проверке организации. С июля все такие проверки будут проходить по чек-листам.

Придет ли к вам ГИТ в ближайшие полгода, можно узнать на сайте Роструда (https://www.rostrud.ru/control/soblyudenie-zakonodatelstva-o-trude/?CAT_ID=8143).

Основание: Постановление Правительства РФ от 08.09.2017 N 1080

 

 

С 2019 года работодателям снова будет легче определять, какие условия труда нужны инвалидам

В ИПРА появится раздел с рекомендуемыми условиями труда. Ранее в программе можно было найти эту информацию, но в действующей редакции такого раздела нет.

Согласно изменениям инвалиду могут быть рекомендованы:

- дополнительные перерывы;

- оптимальные или допустимые условия труда;

- любые условия труда, но с учетом того, что выполнение работы может быть затруднено;

- работа при значительной помощи других лиц.

Работодателю предстоит учитывать эти сведения, когда он станет определять, какую работу поручить инвалиду.

Основание: Приказ Минтруда России от 30.05.2018 N 322н (вступает в силу 1 января 2019 года)

С 1 июля вступает в силу новый ГОСТ по оформлению документов

На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.

Расскажем об основных новшествах подробнее.

Обновлен список реквизитов

Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Оно указывается под наименованием организации.

Появился "гриф ограничения доступа к документу" с ограничительной надписью, например "Конфиденциально" или "Коммерческая тайна".

Еще один новый реквизит - отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

- текст "Документ подписан электронной подписью";

- номер сертификата ключа электронной подписи;

- Ф.И.О. владельца сертификата;

- срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Исчез реквизит "идентификатор электронной копии документа".

Уточнены требования к оформлению документов

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

- как нумеровать страницы;

- какой шрифт использовать;

- какие делать отступы и межстрочные интервалы.

Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Печать не должна захватывать подпись.

Изменены требования к заверке копий

Если документ скопирован для внутреннего пользования, то заверять его можно, как и прежде. Стоит указать слово "Верно", сведения о том, кто заверил копию (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже - дату заверки.

Если же копию нужно передать в другую организацию, то можно дополнить ее надписью о месте хранения подлинника и печатью компании.

Новый стандарт проще применять при электронном документообороте

Согласовывать документ и оформлять резолюцию можно в электронном виде.

Основание: Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вводится в действие 1 июля 2018 года)

 

 

Роструд напомнил об условиях труда в жару

В жаркую погоду нужно обеспечивать температурный режим на рабочем месте, например кондиционировать воздух.

Роструд советует принимать и иные меры, которые помогут облегчить работу в жару:

- давать сотрудникам перерывы;

- предусмотреть места для отдыха;

- следить, чтобы работникам были доступны чистая питьевая вода и аптечка.

Ведомство напоминает: если температура воздуха в помещении выше нормы, рабочий день нужно сокращать. Примеры того, сколько офисные работники могут трудиться в жару, можно увидеть в таблице.

 

Температура воздуха на рабочем месте (°C)	Максимальная продолжительность работы (ч)
28	8
28,5	7
29	6
29,5	5,5
30	5
30,5	4

 

Эти нормы установлены СанПиНом, который начал действовать 1 января 2017 года. Его требования обязательны для всех работодателей.

За нарушение юрлицам грозит одна из следующих санкций:

- предупреждение;

- штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;

- административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Основание: Информация Роструда от 21.06.2018 (https://www.rostrud.ru/press_center/novosti/686965/)

 

 

 

Суд отказался взыскать шесть зарплат при увольнении по соглашению сторон

В трудовой договор было внесено условие, согласно которому при увольнении по соглашению сторон работнику выплачивается шесть средних месячных заработков. Он не получил деньги и обратился в суд.

Суд увидел в таком условии договора злоупотребление правом. Конечно, стороны могут закреплять дополнительные выходные пособия или повышать размер существующих. Но это не означает, что такое право ничем не ограничено.

Нужно, чтобы выплаты были предусмотрены законом или системой оплаты труда в организации. Кроме того, они не должны быть несоразмерно высокими.

Суд также отметил, что истец требовал компенсацию за увольнение по соглашению сторон, а не по инициативе работодателя. Значит, она была произвольной, не предназначалась для возмещения издержек и давала незаконное преимущество по сравнению с другими работниками.

Напомним, в практике включение в договор условий о подобных выходных пособиях и ранее расценивалось как злоупотребление правом. В качестве примера можно привести вывод Мосгорсуда.

Основание: Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.03.2018 по делу N 2-1581/2017

 

МЧС разработало рекомендации, как проводить вводный инструктаж по ГО

Вводный инструктаж по ГО необходим для следующих лиц:

- вновь принятых на работу;

- командированных в организацию на срок более 30 дней.

О появлении таких лиц в компании специалисты по кадрам должны под подпись уведомлять ответственного за проведение инструктажа. На это дается не более недели. Сам инструктаж необходимо провести в срок не больше месяца.

Чтобы организовать вводный инструктаж, рекомендуется сделать три основных шага.

Во-первых, назначить ответственного. Это может быть уполномоченный работник, руководитель занятий по ГО или сам директор организации, если он пройдет необходимую подготовку.

Во-вторых, разработать программу проведения вводного инструктажа. Можно взять за основу примерную программу и учесть в ней особенности организации.

В-третьих, утвердить форму журнала учета вводного инструктажа по ГО.

Разрешено инструктировать дистанционно. Это возможно в филиалах и представительствах компании, находящихся далеко от головного офиса.

Основание: Рекомендации МЧС России от 05.06.2018 N 2-4-71-13-8

 

ВС РФ вновь подтвердил, что не стоит закреплять в трудовом договоре условие о подсудности споров

Работник и работодатель указали в договоре конкретный суд, в котором будут рассматриваться возможные споры.

Первая инстанция и апелляция увидели в этом договорную подсудность и указали: спор должен рассматриваться в суде, который согласовали стороны.

Верховный суд такой подход не поддержал. У работника есть право выбирать, в какой суд подать иск, и ограничить это право нельзя.

Подобная позиция у ВС РФ встречалась и ранее.

Документы: Определение ВС РФ от 14.05.2018 N 81-КГ18-4

 

 

ВС РФ: бывшего работника нельзя привлечь к материальной ответственности без его объяснений

После увольнения материально ответственного работника компания провела инвентаризацию. Выявленную недостачу работодатель решил взыскать через суд.

Бывший сотрудник с иском не согласился. С результатами проверки работодатель ознакомиться не дал, объяснения по недостаче не истребовал, значит, процедура привлечения к ответственности была нарушена.

Первая и вторая инстанции встали на сторону работодателя. Раз ответственный за имущество перестал быть сотрудником компании, необязательно получать у него объяснения и знакомить его с результатами инвентаризации.

Верховный суд такой подход не поддержал и отправил дело на новое рассмотрение. То, что работник на момент проверки уволился, не позволяет работодателю отступать от правил. Процедура привлечения к материальной ответственности в любом случае должна соблюдаться.

Основание: Определение ВС РФ от 07.05.2018 N 66-КГ18-6

 

 

С 12 июня изменились правила о том, как оформлять выдачу работникам смывающих средств

Пока указывать нормы выдачи работнику смывающих и обезвреживающих средств нужно в трудовом договоре, но совсем скоро появится альтернатива. Работодатель будет вправе закрепить эти нормы в своем локальном акте.

Сообщить сотруднику об установленных для него нормах можно будет:

- письменно;

- в электронной форме.

Главное, чтобы выбранный способ подтверждал, что работник с нормами ознакомлен. Таким подтверждением может быть подпись сотрудника.

Есть еще одно нововведение. Оно касается организаций, у которых есть работы с легкосмываемыми загрязнениями. Выдачу сотрудникам мыла или жидких моющих средств больше не нужно будет фиксировать в специальной личной карточке.

Основание: Приказ Минтруда России от 23.11.2017 N 805н (вступает в силу 12 июня 2018 года)

Как нужно выдавать смывающие и обезвреживающие средства? (Путеводитель по кадровым вопросам)

 

 

Роструд разъяснил, в каком случае у дистанционных работников "нет выходных"

Если в трудовом договоре не установлен режим рабочего времени и времени отдыха, не получится определить, каким был тот или иной день для дистанционного работника: выходным или рабочим. Поэтому и компенсировать работу в выходной день не нужно.

Отметим, если в трудовом договоре режим определен, то привлекать дистанционного работника к работе в выходной нужно по общим правилам.

Документы: Обзор актуальных вопросов за май 2018 года (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/analytics/show/27)

 

Суд разобрался, что делать с теми днями отпуска, когда работник находился на больничном

Отпуск автоматически продлили на количество дней временной нетрудоспособности. Работника возмутило, что организация при продлении отпуска не учла его мнение, из-за чего он обратился в суд.

Суд не нашел нарушений в действиях юрлица. Из-за временной нетрудоспособности отпуск продлевается либо переносится на другой срок. Сотрудник не написал заявление на перенос дней, потраченных на лечение, поэтому работодатель имел право отпуск продлить.

В судебной практике существует иной подход к тому, как поступить с днями отпуска, проведенными на больничном. ТК РФ не уточняет, когда именно отпуск нужно продлить, а когда - перенести. Поэтому работодатель в любом случае должен выяснить у работника, как он желает поступить с оставшимися днями.

Полагаем, второй подход безопаснее. Поэтому работодателю лучше не продлевать отпуск автоматически, а принимать решение по договоренности с сотрудником.

Основание: Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 11.04.2018 по делу N 33-4718/2018

 

Пропуск в офис и электронная переписка: как доказать, что возникли трудовые отношения

Пленум ВС РФ привел целый список доказательств, которые помогают суду решить, были ли между сторонами трудовые отношения. Организациям полезно знать, что может быть использовано против них в споре.

Перечень довольно объемный, но не исчерпывающий. Основное место в нем занимают письменные доказательства. Среди них:

- пропуск на территорию работодателя;

- кадровые документы, например график сменности и график отпусков;

- зарплатные документы;

- переписка сторон, в том числе электронная;

- документы по охране труда.

Также в перечень вошли аудио- и видеозаписи, свидетельские показания.

Основание: Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 N 15

 

 

Верховный суд указал, когда срок на обращение в суд пропущен работником по уважительной причине

Суд может восстановить срок, если он пропущен из-за того, что сотрудник:

- ошибся с подсудностью и первоначально подал иск в другой суд с соблюдением срока;

- своевременно обратился в инспекцию труда и прокуратуру или в один из этих органов и рассчитывал, что спор решится во внесудебном порядке.

Об уважительности таких причин сказано в новом Постановлении Пленума ВС РФ. Они перечислены наряду с примерами, которые были давно известны и упоминались еще в Постановлении 2004 года.

Отметим, Верховный суд уже указывал, что ошибочное определение подсудности не зависит от работника и время, пока исковое заявление находится не в том суде, нужно исключать из срока на обращение в суд. Такая практика встречалась, например, в июле 2017 года и октябре 2016 года.

Что касается второй причины, здесь все не так однозначно. Пленум ВС РФ привел пример: по заявлению работника во внесудебном порядке принято решение о том, что работодатель должен устранить нарушения. В этой ситуации работник правомерно ждет, что спор решится без суда, поэтому пропускает срок подачи иска по уважительной причине.

Вместе с тем в практике судов ранее встречался иной, более категоричный, подход: обращение в госорганы, в частности в инспекцию труда, в любом случае не мешает параллельно подать иск в суд и не является уважительной причиной пропуска срока. На это указывали Свердловский областной суд, Мосгорсуд, Оренбургский областной суд.

Основание: Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 N 15